Obowiązki przy realizacji projektów

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

1. Dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON)
2. Kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego
3. Aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami)
4. Dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

• czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
• czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
• czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

• czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
• czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
• czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
• zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
• efektywność poniesionego wydatku,
• sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych będą szczegółowo przedstawione w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków.

Jak zrealizować projekt zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości.

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;
3. Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym; możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
4. Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;
6. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Uwaga!

Instytucja Zarządzająca PO WER realizując swoje obowiązki zobowiązuje się przestrzegać norm prawnych, etycznych na najwyższym poziomie, zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości oraz pragnie być postrzegana jako instytucja przeciwna nadużyciom finansowym, w tym konfliktowi interesów i korupcji.

Zobowiązania takiego oczekuje się również od wszystkich Instytucji Systemu Realizacji PO WER, beneficjentów projektów PO WER oraz ich kontrahentów. W szczególności oczekuje się, że realizując swoje obowiązki będą oni przestrzegać zasad prawości, obiektywności, odpowiedzialności i uczciwości.

Zarówno w IZ PO WER, jak i w każdej Instytucji Pośredniczącej,wprowadzono jednolity system przeciwdziałania oraz zwalczania nadużyć finansowych, w tym konfliktu interesów i korupcji, który składa się z następujących elementów:zapobieganie nadużyciom finansowym, wykrywanie i zgłaszanie nadużyć finansowych odpowiednim służbom i instytucjom oraz raportowanie o tych nieprawidłowościach i korygowanie wydatków w przypadku powzięcia podejrzeń popełnienia nadużycia finansowego. Wprowadzenie powyższych rozwiązań rekomendowane jest także beneficjentom projektów PO WER.

IZ PO WER informuje, że będzie z pełną surowością i konsekwencją zwalczać wszelkie przypadki nadużyć finansowych, korzystając przy tym ze wsparcia odpowiednich służb i organów ścigania.  

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego (CST) możesz:

• utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
• prowadzić korespondencję,
• przekazać haromonogram realizacji projektu,
• ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.

Integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych przez Ciebie do wykonywania w Twoim imieniu czynności związanych z realizacją projektu w ramach CST.

Dowiedz się więcej o Centralnym systemie informatycznym.

Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

O płatność występujesz, gdy:

• wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
• wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
• chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
• jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków.

Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Monitorowanie uczestników projektów

W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego. Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający z projektu EFS. Jako uczestników wykazujesz wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczące co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku. Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe (nazwa instytucji, NIP, typ instytucji), dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia (w tym jego rodzaj).

Dane uczestników gromadzone w systemie są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu określonych również we wniosku o dotację. Jeżeli nie jest możliwe zebranie wszystkich wymaganych w formularzu danych, nie można wykazywać danej osoby lub podmiotu jako uczestnika projektu, a co za tym idzie – powiązanych z nim wskaźników produktu i rezultatu.

Dane uczestników zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Dane powinny być wykazywane najwcześniej jak to możliwe po przystąpieniu do projektu.

Uczestnika projektu należy poinformować o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu (np. status na rynku pracy, udział w kształceniu lub szkoleniu) do 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym.

Dane uczestników wszystkich projektów są rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014. System zapewnia możliwość monitorowania efektów projektów realizowanych w ramach EFS poprzez przetwarzanie danych osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem EFS.

Informacje dotyczące wszystkich uczestników, którzy przystąpili do projektu od początku jego realizacji do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, są przekazywane łącznie z wnioskiem beneficjenta o płatność. Instytucja oceniająca wniosek o płatność weryfikuje prawidłowość danych dotyczących uczestników projektów.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

• znak Funduszy Europejskich, z nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój, z którego realizowany jest Twój projekt
• znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

Ostateczny opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajdzie się w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu
2. Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści
3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Zamieszczanie zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności

Od 1 lipca 2015 r. beneficjenci Programu Wiedza Edukacja Rozwój mają obowiązek publikowania zapytań ofertowych oraz wyników postępowań dla upublicznionych od tego dnia zapytań ofertowych na stronie www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl.

Baza Konkurencyjności jest portalem internetowym umożliwiającym upublicznianie ogłoszeń (zapytań ofertowych) w celu zbadania rynku i wybrania wykonawcy. Baza ma zapewnić przejrzystość i szeroki dostęp do zamówień udzielanych przez beneficjentów w ramach zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020 (z zastrzeżeniem, o którym mowa w podrozdziale 6.5.3 pkt 7 lit a tiret ii).

Udzielanie zamówień publicznych w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku:

• beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych (wartość zamówień 50 tys. zł netto – 30 tys. euro netto),
• beneficjentów nie zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp (od 50 tys. zł netto), a w przypadku zamówień sektorowych o wartości równej lub niższej od kwoty określonej w art. 11 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto z zastrzeżeniem pkt 3 i 4 rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020.

Korzyści dla zamawiających (beneficjentów – publikujących ogłoszenia o zamówieniach):

• pełniejsze rozeznanie rynku,
• potencjalnie większa liczba ofert.

Korzyści dla oferentów (potencjalnych wykonawców zamówień):

• większa przejrzystość i szerszy dostęp do zamówień,
• oszczędność czasu (zgromadzenie wszystkich ofert w jednym miejscu).